Introducción

La presente Política de privacidad de datos personales de las personas trabajadoras (la " Política") explica cómo Vinarchy Spain, S.A.U. trata los datos personales de las personas trabajadoras (" personas trabajadoras”, “ colaboradores" o " tu"), ya sean fijos o temporales (incluidos, entre otros, las personas trabajadoras, becarios, trabajadores eventuales, trabajadores temporales, etc.). Puede completarse con otros documentos, políticas y/o cartas internas del grupo Vinarchy (por ejemplo, la Política de Móviles y la Política de IT, así como todas nuestras políticas relacionadas con la Seguridad ).

" Datos Personales" significa cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable (" interesado(s)"), y una " persona física identificable" es aquella que puede ser identificada directa (por ejemplo: nombre y apellidos) o indirectamente (por ejemplo: por un número de teléfono o un identificador como el número de empleado o una dirección postal).

" Ley de Protección de Datos Aplicable" se refiere a todas las leyes aplicables en relación con la protección de datos, incluyendo, pero no limitándose a (i) el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (" Reglamento General de Protección de Datos") y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (“ LOPDGDD”).

¿Quién es responsable del tratamiento de tus Datos Personales?

Vinarchy Spain, S.A.U. (" Vinarchy" o " nosotros"), con domicilio en Paseo Mikeletegi nº 71, 2ª planta, 20009 – San Sebastián (Gipuzkoa), actúa como responsable del tratamiento de tus Datos Personales (es la entidad que decide "por qué" y "cómo" se tratan tus datos personales).

De igual forma, Vinarchy ha designado a un Delegado de Protección de Datos que puede ser contactado a través del siguiente correo electrónico: protecciondedatos@vinarchy.es

¿Qué datos personales recopilamos y cómo lo hacemos?

A lo largo del proceso de contratación y de la ejecución del contrato de trabajo, y en la medida en que sea razonablemente necesario en el contexto de la gestión del contrato de trabajo y de nuestro negocio, Vinarchy Spain recopila Datos Personales sobre las personas trabajadoras, tales como:

• Identificación (por ejemplo: nombre, apellidos, fotografía, sexo, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, datos de contacto profesionales y personales, situación familiar, estado civil, hijos a cargo, tipo de carné de conducir (si procede));
• Situación profesional (por ejemplo: lugar de trabajo, fecha de ingreso en la empresa, antigüedad, puesto desempeñado y banda, naturaleza del contrato de trabajo, grado de discapacidad, otras categorías de beneficiarios) ;
• Permiso de trabajo (por ejemplo: tipo, número y copia del título para las personas trabajadoras extranjeras) ;
• Los datos de contacto de las personas a las que hay que avisar en caso de emergencia ;
• La evolución de tu carrera profesional (por ejemplo: CV, fecha y condiciones de contratación, fecha, objeto y motivo de los cambios en la situación profesional de la persona trabajadora, simulación de carrera, movilidad, deseos de la persona trabajadora en materia de empleo, sanciones disciplinarias) ;
• Evaluaciones profesionales (por ejemplo: fechas de las entrevistas de evaluación, nombre del evaluador, competencias profesionales de la persona trabajadora, objetivos asignados, resultados obtenidos, evaluación de las aptitudes profesionales basada en criterios objetivos y que tenga una relación directa y necesaria con el puesto de trabajo desempeñado, observaciones y deseos expresados por la persona trabajadora, previsiones de evolución de la carrera) ;
• Formación (por ejemplo: diplomas, certificados y títulos, certificados de idiomas extranjeros, seguimiento de las solicitudes de formación profesional y de los periodos de formación realizados, asistencia a sesiones de formación, evaluación de conocimientos) ;
• Viajes (por ejemplo: fechas del viaje, número de identificación o pasaporte, localización de las personas trabajadoras que viajen a zonas de riesgo);
• Seguimiento administrativo de tus visitas médicas (por ejemplo: fechas de las visitas, aptitud para el trabajo (apto o no apto, propuestas de adaptación del puesto de trabajo o asignación a otro puesto de trabajo realizadas por el médico del trabajo) ;
• La gestión de tus nóminas y el cumplimiento de nuestras obligaciones legales (por ejemplo: importe de la remuneración, número de seguridad social, jubilación y previsión, situación familiar, estado civil, hijos a cargo, régimen de remuneración y base de cálculo, elementos que determinan la concesión de un complemento de remuneración, vacaciones y ausencias que dan lugar a deducciones o compensaciones y cualquier deducción efectuada legalmente por el empleador, gastos profesionales, tipo de retención a cuenta) ;
• La validación de tu experiencia adquirida (por ejemplo: fecha de la solicitud de validación, diploma, título o certificado de cualificación de que se trate, experiencias profesionales sometidas a validación, fecha de la decisión) ;
• Declaraciones de accidentes de trabajo, enfermedad y otras causas de ausencia (por ejemplo: datos de contacto del médico del trabajo, fecha del accidente o de la primera observación médica de la enfermedad, fecha del último día de trabajo, fecha de reanudación, motivo de la interrupción, trabajo no reanudado hasta la fecha y otros elementos necesarios para dichas declaraciones) ;
• Las limitaciones o situaciones especiales que dan derecho a un permiso especial o a un crédito de horas de delegación (por ejemplo: datos relativos al ejercicio de un mandato electivo o de representación sindical) ;
• Herramientas y materiales profesionales (incluidos los sistemas informáticos) puestos a tu disposición (por ejemplo: información que aparece en directorios internos y organigramas, información contenida en agendas profesionales, naturaleza y fechas de asignaciones individuales, autorizaciones de acceso a aplicaciones y redes, datos de conexión, cuentas de correo electrónico, libreta de direcciones) ;
• Actividades sociales y culturales que le conciernen (por ejemplo: identidad de la persona trabajadora y de sus beneficiarios o titulares de derechos, ingresos, prestaciones y servicios solicitados y prestados) ;
• Relaciones con los órganos de representación del personal (por ejemplo: convocatorias, documentos preparatorios, actas, actas varias) .

Vinarchy puede necesitar recopilar Datos Personales sobre la persona trabajadora, ya sea directamente de la persona trabajadora o indirectamente de otras entidades del grupo Vinarchy si ha trabajado anteriormente en otra entidad del grupo, y/o a través de empresas de selección de personal o headhunters.

Si proporcionas a Vinarchy Datos Personales sobre miembros de tu familia y/u otras personas (especialmente el nombre del contacto de emergencia o en el contexto de la administración de determinadas prestaciones o en el contexto de la gestión de la expatriación), es tu responsabilidad transmitir la información de esta Política a las personas cuyos Datos Personales puedan ser procesados.

En la mayoría de los casos, la información que recopilamos es necesaria para cumplir con una obligación legal o para la ejecución de tu contrato de trabajo con Vinarchy Spain. En consecuencia, si no nos facilitas esta información o te niegas a hacerlo, es posible que no podamos contratarte o gestionar eficazmente tu relación contractual con Vinarchy. En cualquier caso, te informaremos de los Datos Personales que sean necesarios para el correcto desarrollo de la relación laboral . Si tienes cualquier duda sobre el tratamiento de tus datos, puedes ponerte en contacto el Responsable Legal de Vinarchy Spain.

¿Por qué Vinarchy Spain recopila Datos Personales sobre la persona trabajadora?

La siguiente tabla describe ( i ) la finalidad que persigue Vinarchy Spain cuando recopila y procesa tus Datos Personales en el contexto de la relación laboral (desde el momento en que se establece esta relación hasta el momento en que finaliza) y ( ii ) la base jurídica para el tratamiento estos Datos Personales (es decir, la base jurídica que nos autoriza a utilizar tus Datos Personales).

¿Cuánto tiempo conservamos tus Datos Personales?

Conservaremos tus Datos Personales durante un período no superior al necesario con respecto a los fines descritos en la Política, es decir, conservaremos tus Datos Personales durante la vigencia de tu contrato de trabajo, salvo disposición legal en contrario. En todo caso, podremos conservarlos durante un período superior tras la finalización de tu contrato de trabajo, siempre que existan disposiciones legales o reglamentarias específicas (por ejemplo, para cumplir obligaciones contables, sociales o fiscales) o si estos datos son de interés en caso de litigio.

¿Con quién compartimos tus Datos Personales?

Vinarchy Spain podrá, para los fines descritos en la sección “ ¿Por qué Vinarchy Spain recopila Datos Personales sobre la persona trabajadora?”, compartir tus datos personales, de conformidad con el principio de "necesidad de conocer" (“need to know”), con:

• Nuestras personas trabajadoras autorizadas que necesiten acceder a tus Datos Personales en el desempeño de sus funciones:

- Tus superiores jerárquicos y personas trabajadoras autorizadas de los Departamentos de Recursos Humanos, IT, Asesoría Jurídica, Dirección Financiera, servicios encargados de la seguridad de las personas y de las instalaciones, personal médico, Comunicación, auditoría y control interno;

- Otras personas trabajadoras de Vinarchy (acceso a tu perfil profesional).

• Personas trabajadoras de otras filiales del grupo Vinarchy, en particular tu superior jerárquico (si pertenece a otra filial) y otras personas trabajadoras autorizadas para fines de gestión de RRHH (como administración de personal, nóminas, gestión de movilidad y expatriación y organización del trabajo), servicios de IT/soporte/seguridad y comunicación diaria (acceso a perfiles profesionales).
• Nuestros proveedores de servicios externos, de servicios de IT (alojamiento y soporte/mantenimiento de IT); de seguridad de personas e instalaciones; para la gestión de eventos o encuestas. Ten en cuenta que sólo compartimos tus Datos Personales con proveedores que se han comprometido contractualmente a (i) aplicar medidas técnicas y organizativas o de otro tipo adecuadas para proteger esta información, (ii) procesar esta información de acuerdo con las instrucciones de Vinarchy en la medida que sea necesaria para la prestación de sus servicios, y (iii) al cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos.
• Nuestros socios comerciales (agencia de viajes, nuestro proveedor de catering, servicio de conserjería).
• Terceros

- Para la gestión de litigios y reclamaciones: también podremos comunicar tus Datos Personales a las autoridades competentes y/o asesores externos si la ley nos obliga a ello o si es necesario para responder a cualquier reclamación o para proteger la seguridad o los derechos de Vinarchy, sus personas trabajadoras o el público en general;

- En el marco de la realización de todo tipo de operaciones de capital (incluidas las operaciones de adquisición, venta, fusión, escisión, aportación, aportación parcial de activos, cesión universal de activos, reestructuración o cualquier otro tipo de cesión de valores u operaciones de consolidación de empresas), ya sean parciales o totales a nivel de Vinarchy Spain o del Grupo Vinarchy: en este caso, comunicaremos tus Datos Personales al potencial comprador y a los asesores externos que asistan a las partes

- Para cumplir con nuestras obligaciones legales: abogados, auditores externos, organizaciones sociales o autoridades públicas como la Seguridad Social, fondos de pensiones o Agencia Tributaria .

¿Se transfieren sus Datos Personales a otros países?

Vinarchy Spain podrá transferir tus Datos Personales a filiales del grupo y proveedores de servicios ubicados fuera del Espacio Económico Europeo ("EEE"), en concreto, según sea necesario y principalmente con fines de prestación de servicios informáticos (incluido el soporte informático), gestión de RR.HH. (cuando tu responsable (superior jerárquico) se encuentre en otro país y para gestionar expatriaciones o movilidad), y gestión de la organización del trabajo y la comunicación interna:

- A los países a los que la Comisión Europea ha concedido una decisión de adecuación (reconociendo que estos países ofrecen un nivel de protección de datos equivalente al proporcionado en el EEE);

- A los países donde se encuentran las empresas del Grupo Vinarchy, tales como Australia, o a determinados proveedores de servicios, que no cuentan con una decisión de adecuación de la Comisión Europea. Para estas transferencias internacionales, Vinarchy Spain adoptará las medidas necesarias (tanto durante el tránsito, como en el lugar de recepción de los Datos Personales) y se asegurará de los terceros apliquen las cláusulas contractuales tipo establecidas por la Comisión Europea o, en su caso, las Normas Corporativas Vinculantes.

Puedes obtener información adicional sobre la transferencia de Datos Personales fuera del EEE, poniéndote en contacto con las personas indicadas en esta Política.

¿Cuáles son tus derechos en relación con tus Datos Personales?

De acuerdo con la normativa de protección de datos en vigor, tienes los siguientes derechos:

• Puedes solicitar el acceso a tus Datos Personales.

• Puedes rectificar tus Datos Personales si son inexactos, incompletos o desactualizados.
• Puedes solicitar la supresión de tus Datos personales si tus Datos Personales ya no son necesarios para la finalidad del tratamiento para el que fueron cedidos. Este derecho no es absoluto, y podemos vernos obligados a conservar sus Datos Personales por motivos legales o legítimos
• Puedes solicitar la restricción del tratamiento, de modo que podamos conservar estos Datos pero no utilizarlos. Este derecho se aplica en circunstancias particulares, en caso de impugnación de la exactitud de tus Datos Personales o se opone a su tratamiento y solicita a Vinarchy que restrinja el tratamiento de dichos Datos mientras se atiende tu solicitud.
• Puedes solicitar la portabilidad de los Datos Personales que nos has proporcionado. Este derecho solo se aplica cuando el tratamiento de sus Datos Personales (i) se basa en la ejecución del contrato de trabajo que nos vincula (consulte la sección 3 para entender qué tratamiento se basa en la ejecución de un contrato) y (ii) se lleva a cabo mediante procesos automatizados
• Tienes derecho a oponerte al tratamiento de tus Datos Personales por nuestra parte, cuando el tratamiento de tus Datos se base en el interés legítimo de Vinarchy: puedes oponerte en cualquier momento al tratamiento de tus Datos Personales por motivos relacionados con tu situación particular (a menos que Vinarchy demuestre motivos legítimos imperiosos para el tratamiento que prevalezcan sobre tus intereses, derechos y libertades, o cuando dichos datos sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales).

De acuerdo con la normativa local, también tienes derecho a dar instrucciones generales o específicas sobre cómo pueden usarse tus Datos Personales procesados según esta Política de Privacidad después de tu muerte.

Puedes ejercer tus derechos en relación con tus Datos Personales, en cualquier momento a través del siguiente enlace: https://protecciondedatos.vinarchy.es/ .

En cualquier caso, podrás también presentar una reclamación ante la autoridad de control competente que, en el caso de España, es la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

¿Cómo protegemos tus Datos Personales?

Vinarchy Spain toma medidas razonables para garantizar la protección contra cualquier acceso no autorizado a los Datos Personales de sus personas trabajadoras, contra cualquier uso ilícito de los mismos y contra cualquier pérdida, alteración o destrucción de dichos Datos. Vinarchy Spain aplica medidas físicas, técnicas y organizativas y lleva a cabo controles organizativos y de procedimiento para garantizar la seguridad de los Datos Personales que le conciernen. Estas medidas y controles están sujetos a revisión periódica.

¿Cómo sabrás que se han introducido cambios en esta Política?

La Política actual está publicada en la intranet de Vinarchy Spain. Te invitamos a consultarla con regularidad, ya que podemos actualizarla periódicamente para reflejar cualquier cambio en la normativa o prácticas de la empresa. Se publicarán las versiones actualizadas en la intranet que estará accesible en cualquier momento para las personas trabajadoras.